Checkliste: Rechnungserstellung - Rechnungslegung so früh wie möglich nach Leistungserbringung
- Alle Vereinbarungen und Vertragsbedingungen müssen eingehalten werden:
- Anzahl der Rechnungskopien
- Lieferscheine
- Zahlungskonditionen
- Informationen auf der Rechnung:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung
- UID-Nummer des Lieferanten
- Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt
- Das Entgelt
- Den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag
- Der Steuersatz oder ein Hinweis auf eine allfällige Steuerbefreiung
- Das Ausstellungsdatum (bei Bargeschäften genügt der Hinweis "Lieferdatum=Rechnungsdatum")
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Angabe der Bankverbindungen (u.a. auch IBAN und BIC)
Checkliste: Mahnwesen - Tägliche (automatische) Prüfung der Außenstände
- Erste Mahnung spätestens 10 Tage nach Fälligkeit
- Maximal 3 Mahnstufen
- Mahnungen alle 14 Tage
- Bei wichtigen Kunden: Alternative telefonische Rückfrage:
- War die Rechnung formal korrekt?
- Gab es Probleme bei der Leistungsabnahme?
- Wann kann mit der Zahlung gerechnet werden?
- Verrechnung von Mahngebühren und Verzugszinsen
- Einschalten eines Inkassobüros oder Anwalts
- Aussetzen weiterer Lieferungen (Lieferstopp)
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